Los principales beneficios de mantenerse organizado son una mayor productividad y rendimiento. Te brinda una sensación de control, lo cual es importante para la gestión del tiempo, ser resiliente y mejorar el bienestar general.
La organización aumenta la concentración y la confianza, permitiéndote completar más tareas rápidamente.
Las estadísticas muestran que no utilizar técnicas de gestión del tiempo significa que el 32% de las personas pierden de 1 a 2 horas al día, y que el 6% de ellos pierden hasta 6 horas al día. Según los informes de los CDC, el 80% de los gastos médicos individuales se deben al estrés.
La falta de organización suele generar estrés. Otro informe de la Asociación Nacional de Organizadores Profesionales indica que los trabajadores desperdician el 40% de su jornada laboral debido a la falta de habilidades organizacionales.
El uso de herramientas de organización puede ayudarte a priorizar el trabajo y alcanzar tus metas. A continuación, te presento algunas herramientas que te ayudarán a mantener la organización.
Las mejores herramientas de organización para empresas
Chanty
Chanty es una herramienta de organización diseñada para ayudar a las empresas a mejorar la comunicación y la productividad entre los equipos. Es una herramienta de colaboración multifuncional en la nube con características de automatización y gestión de proyectos.
Los usuarios tienen mensajería ilimitada, pueden realizar videoconferencias e integrar fácilmente la aplicación con otras herramientas.
Los equipos remotos pueden unirse a reuniones virtuales desde cualquier lugar y en cualquier tipo de dispositivo. También permite que los trabajadores puedan compartir grabaciones de pantalla y capturas de pantalla con el resto de sus colegas. Hasta 1.000 personas pueden unirse.
Los usuarios pueden elegir un plan gratuito para 5 usuarios, o pagar $3 por usuario al año o $4 por usuario al mes. Chanty funciona bien en macOS, Android, iOS y Windows.
Any.do
Any.do es una herramienta que te ayuda a mantener tus tareas y proyectos organizados en la web, PC, así como en dispositivos móviles y vestibles. La aplicación incluye funciones como un asistente virtual, calendario y chat laboral, lo que la convierte en una opción destacada tanto para pequeñas como para grandes empresas. Es compatible con iOS, Android, Windows y macOS, asistiendo a individuos y organizaciones a administrar horarios y agregar nuevas tareas y eventos.
La herramienta tiene una interfaz de usuario muy agradable y dispone de opciones gratuitas como por suscripción, con un precio mínimo que comienza en $2.99 al mes, dependiendo del número de usuarios. Una forma de mantenerse organizado es mantener tu entorno de trabajo limpio, incluyendo tanto tu espacio físico como digital. Eliminar archivos innecesarios puede ayudar a mantener tus documentos organizados.
Nextiva
Nextiva es un proveedor que ofrece servicios de VoIP avanzados y confiables. Ofrece reuniones de audio y video ilimitadas, contestador automático, colas de llamadas, herramientas de colaboración para equipos y correo de voz para correo electrónico y SMS.
Incluso el plan de nivel más económico le brinda a los usuarios llamadas de voz ilimitadas, fax por internet ilimitados, y líneas y números locales gratuitos. Esto hace de Nextiva una excelente solución de VoIP para pequeñas empresas.
La plataforma presume de un tiempo de actividad superior al 99.99%, lo que significa que tus equipos nunca experimentarán tiempos de inactividad que puedan perjudicar las ventas o afectar la experiencia de tus clientes. Además, el PBX basado en la nube de Nextiva te ayuda a gestionar tu servicio de VoIP de forma remota, aumentando la productividad de tu equipo.
Los precios son muy competitivos. La solución también ofrece planes y características escalables para crecer con tu empresa a medida que agregas más ubicaciones y actualizas tu flujo de llamadas.
Google Calendar
Google Calendar es una de las mejores aplicaciones de organización para ayudarte a mantener tu día organizado. Solo necesitas marcar la fecha e ingresar tus reuniones y listas de tareas. El calendario se puede integrar con una gran variedad de otras herramientas, como Salesforce, Trello, Slack, Google Tasks y Asana.
La aplicación está disponible de forma gratuita y es compatible con teléfonos inteligentes, así como en computadoras Mac y Windows. También cuenta con un paquete empresarial por $6 al mes. Esta herramienta ayuda a empresas e individuos a asegurarse de tener un día productivo, organizando reuniones, programando citas y gestionando tareas.
Asana
Asana es una de las mejores herramientas de organización para mantener tus proyectos al día. Su interfaz de usuario permite organizar los horarios de tus proyectos según su prioridad. Luego puedes desglosar las tareas y distribuirlas entre tu equipo. La distribución de tareas es importante para garantizar una cultura de equipo positiva y de colaboración.
La aplicación cuenta con plantillas integradas que te ayudan a crear rápidamente nuevos proyectos, organizar tareas y ver el progreso del trabajo. Se puede integrar con una amplia variedad de aplicaciones externas, lo que mejora la experiencia del usuario. Compatible con macOS, iPhone, Windows y Android. La aplicación ofrece un plan básico gratuito, pero los usuarios pueden actualizar a un premium, empresarial o corporativo, con un costo mensual mínimo de $13,49.
ClickUp
ClickUp es una plataforma de gestión de proyectos altamente valorada. Se considera una de las herramientas de organización con la mayor variedad de opciones de personalización y características. Puedes usarla en teléfonos inteligentes o computadoras Windows y Mac de forma gratuita, o pagar $5 al mes para acceder a más funciones.
ClickUp ayuda a los usuarios a planificar proyectos y tareas, chatear, establecer objetivos y ver listas. Es una de las herramientas de comunicación para equipos que permite conversar en tiempo real. Puedes usarla para asignar comentarios, agregar etiquetas y vincular tareas.
Routine
Routine combina una variedad de herramientas, como calendarios, listas de tareas, contactos y notas. Tiene un diseño atractivo que es fácil de navegar y utilizar. Debido a su combinación de múltiples funciones, no necesitas cambiar entre diferentes aplicaciones para tomar notas, programar eventos en el calendario o gestionar tareas.
Esta herramienta es gratuita y compatible con Windows, Mac, iPhone y Android. El calendario te permite agregar contactos de individuos y empresas. Ayuda a impulsar la comunicación intrapersonal dentro y fuera de tu organización.
Trello
Trello es una herramienta de organización fácil de usar con un diseño intuitivo. Cuenta con una variedad de tableros y columnas para ayudarte a organizar tus tareas. Los tableros contienen columnas para tareas pendientes, tareas en progreso y tareas completadas. Te permite mover las tareas a lo largo de las columnas a medida que avanzan.
Por ejemplo, cuando llega el momento de comenzar a trabajar en una tarea por hacer, puedes moverla a la columna de tareas en progreso. Después de completarla, puedes moverla nuevamente a la columna “Hecho”. En cada columna, puedes agregar comentarios, etiquetas y listas de verificación. Funciona con macOS, iOS, Android y Windows. Tiene un costo de $10 al mes.
Todoist
Todoist es una de las herramientas de organización que pueden utilizar empresas o individuos. Puede usarse para gestionar proyectos o planificar tareas rutinarias. En el trabajo, te proporciona una excelente manera de desarrollar habilidades de trabajo en equipo al permitirte delegar tareas y mejorar la colaboración en equipo.
Además, la aplicación puede ayudarte a realizar un seguimiento de proyectos personales y profesionales con facilidad. En casa, es útil para llevar un registro de las tareas diarias, establecer recordatorios para el ejercicio y las tareas, e incluso hacer un seguimiento de las tareas de tus hijos. La aplicación funciona con Mac, Linux y Windows, y está disponible en versiones gratuita y de pago, siendo la versión de pago de $4 al mes.
24me
24me es una de las mejores herramientas de organización para mantener tu día en orden las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Como un asistente personal inteligente utilizado por millones de personas y empresas en todo el mundo, centraliza todos tus horarios para un fácil acceso.
Tiene un costo de $5,99 al mes y es compatible con Android, iOS, Mac y Windows. Esta aplicación es ideal para crear horarios de reuniones, citas, gestionar tareas e incluso crear listas de compras.
Evernote
Evernote te ayuda a encontrar ideas y capturarlas rápidamente. Después de capturarlas, puedes sincronizar todas tus notas en todos tus dispositivos. La aplicación es compatible con varios tipos de documentos, como PDF, texto, escaneos, imágenes y audio. Funciona en Windows, macOS, iOS y Android.
Evernote te permite crear listas de verificación para mantener tu trabajo organizado. Facilita encontrar notas para editarlas o actualizarlas. Puedes buscar por palabras clave, fechas y títulos. La aplicación cuenta con un plan gratuito y un plan de pago por $7,99 al mes.
Dropbox
Dropbox se encuentra en esta lista de herramientas de organización porque simplifica las tareas repetitivas que pueden ocupar gran parte de tu día. La aplicación ha estado activa desde 2008 y ha mejorado varias veces para optimizar la experiencia del usuario. Es utilizada por individuos y profesionales para almacenar y compartir archivos. Es una herramienta de colaboración que reúne a todo un equipo en un espacio virtual. Te permite agregar cualquier cosa a tus archivos, como videos, archivos y fotos.
Sus características permiten a los usuarios descomponer tareas grandes en tareas más pequeñas y compartirlas entre equipos. Te ayuda a dar y recibir comentarios de tus equipos. Puedes compartir y visualizar más de 150 tipos de archivos. Funciona con macOS, iOS, Android y Windows, y está disponible de forma gratuita.
CamScanner
CamScanner es una aplicación para escanear documentos desde cualquier lugar. Transforma tu Mac en un escáner, sin importar dónde te encuentres en el mundo. Puedes usarlo para escanear tarjetas, imágenes y documentos. Después de escanear, puedes convertir las imágenes en texto. También puedes utilizar la función de recorte automático de bordes para mejorar la apariencia de los documentos que escanees.
La aplicación te permite compartir documentos a través de diferentes canales, como redes sociales o correo electrónico. Puedes usar la aplicación de forma gratuita o cancelar $4,99 al mes. Funciona en Android, Windows, iOS y Mac.
ActiveInbox
Activeinbox es una buena opción para usuarios con bandejas de entrada muy activas. Los correos electrónicos son importantes en los negocios porque son rentables y promueven la comunicación con los clientes. A medida que el negocio crece, aumenta el volumen de correos electrónicos que llegan a tu bandeja de entrada. Si recibes demasiados correos electrónicos diariamente, organizarlos puede ser un desafío.
Se vuelve más difícil separar los correos electrónicos prioritarios de los no importantes y los correos basura. La herramienta funciona con Mac, Windows y Linux y tiene un costo de $4,16 al mes. Esta herramienta se integra con tu cliente de correo electrónico y te permite mantener tu bandeja de entrada organizada. Puedes personalizar los correos electrónicos grupales según los clientes, fechas, prioridades y respuestas.
Toggl
Toggl es una herramienta de seguimiento de tiempo para usuarios individuales y para grupos. Funciona mejor cuando se utiliza para monitorear tareas específicas, tanto para individuos como para equipos. La aplicación genera informes para ayudar a los empleados a ver cómo pasan su tiempo en el trabajo diariamente. Si un empleado olvida registrar su tiempo, la aplicación te envía alertas para recordárselo.
También recibirás alertas en base a los objetivos diarios o semanales no cumplidos. La herramienta es perfecta para realizar un seguimiento del progreso general de los proyectos. Toggl afirma que ayuda a mejorar la productividad de los trabajadores y la rentabilidad de la empresa en un 25%. Puedes utilizar la aplicación para planificar proyectos y compartir tareas con los trabajadores. Es gratuita para hasta 5 usuarios, y tiene un plan de pago de $9 por usuario al mes. Funciona en Mac, Android e iPhone.
Clockify
Clockify se utiliza para realizar un seguimiento del tiempo y las horas de trabajo en proyectos. Es una aplicación gratuita que no limita el número de usuarios. Funciona utilizando una función de seguimiento de ubicación y grabación de pantalla que registra tus actividades en la pantalla y captura tu ubicación. Un administrador debe programar la configuración en cada Mac. Cada usuario recibe una notificación de privacidad a la que debe hacer clic para permitir que comience el seguimiento.
La herramienta es ideal para trabajadores que laboran en entornos de trabajo híbridos o remotos. Los empleadores pueden consolidar las horas facturables, crear horarios de trabajo y supervisar los plazos de finalización de los proyectos. La aplicación ayuda a las empresas a evitar pérdidas de ingresos al no pagar a los trabajadores por horas que no han trabajado. La herramienta es compatible con Android, Windows, iOS y macOS. Tiene una versión gratuita, pero los usuarios también pueden utilizar su versión de pago por $3,99 por usuario.
¿Cuál herramienta de organización debes elegir para tu empresa?
Las herramientas de organización te ayudan a mejorar la productividad al realizar más tareas en menos tiempo. Puedes utilizarlas para gestionar tus tareas personales y oficiales. Facilitan la creación de horarios de trabajo para equipos grandes y el seguimiento de su progreso.
Algunas de estas herramientas son útiles para realizar un seguimiento de tu tiempo y darte una idea de los ajustes que necesitas hacer. Son útiles para gestionar actividades de ventas en el embudo y crear listas de tareas tanto a corto como a largo plazo.
